Depuis quelques mois et l'entrée en vigueur du système européen d'enregistrement des entrées et sorties (créé par le règlement (UE) 2017/2226 du 30 novembre 2017, en service depuis le 12 octobre 2025 et complété en Belgique par le nouvel article 5 de la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers, en vigueur depuis le 10 avril 2026), certaines administrations communales exigent, à tort, une déclaration d'arrivée sur papier avant d'enregistrer une demande de séjour introduite depuis la Belgique. Ainsi, il faudrait d'abord que le dossier soit soumis à l'Office des étrangers pour vérification de la validité du court séjour et délivrance d'une déclaration d'arrivée en format papier avant de pouvoir formaliser une demande.
Or, cette exigence n'est pas imposée par la loi. Elle est donc illégale.
En pratique, elle allonge les démarches de manière absurde et inefficace. Elle fait courir à l'étranger en droit de demander un titre de séjour en court séjour valable depuis la Belgique, le risque de dépasser les nonante jours de son court séjour et de ne plus être en droit d'introduire sa demande. Ceci du fait même des lenteurs des administrations (l'Office des étrangers et certaines communes).
Selon nous, cette pratique est en outre difficilement conciliable avec le raisonnement de la Cour de justice dans l'arrêt Afrin et avec les constats du Médiateur fédéral sur la comparution personnelle. Ni l'un ni l'autre ne portent sur la déclaration d'arrivée, mais leur logique s'y transpose.
Ce que prévoit le nouvel article 5 de la loi du 15 décembre 1980
La première critique que l'on peut formuler concerne le fait qu'il faudrait nécessairement une déclaration en format papier, et non en ligne, pour introduire une demande de séjour à l'administration communale. Or, selon les termes même du nouvel article 5 de la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers, les deux possibilités co-existent. En effet, il est prévu que le ressortissant d'un pays tiers venu pour un séjour de nonante jours au plus, qui ne loge pas dans un établissement soumis à la législation sur le contrôle des voyageurs, « communique son adresse de résidence dans les trois jours ouvrables de son entrée dans le Royaume, soit par voie électronique à l'Office des étrangers, soit en personne auprès de l'administration communale de son lieu de résidence ».
Seul le titulaire d'un titre de séjour ou d'un visa de long séjour délivré par un autre État membre doit encore se présenter à la commune pour effectuer un signalement. La déclaration d'arrivée formalisée par une attestation communale en papier est délivrée « comme preuve de la notification ». Ce signalement n'est cependant pas à confondre avec une condition du dépôt d'une demande de séjour qui suppose uniquement un court séjour valable.
La légalité d'un court séjour doit pouvoir se prouver par toute voie de droit. Que ce soit par une déclaration d'arrivée en ligne, ou à la commune, ou par tout autre moyen de fait. Dans ce dernier cas, il appartiendra à l'Office des étrangers, auquel a été transmise une demande de séjour enregistrée par une administration communale, de vérifier la recevabilité de celle-ci avant de se prononcer sur le fond d'une demande.
Cette solution est la seule qui soit légale et qui préserve tant les droits des étrangers, que le rôle de contrôle de l'administration.
La présomption de séjour illégal relève de l'Office des étrangers
L'article 6/1 de la loi sur les étrangers, en vigueur en Belgique depuis le 10 avril 2026, présume que l'étranger soumis au système d'entrée/de sortie pour lequel aucun dossier individuel ni aucune fiche d'entrée n'existe ne remplit pas les conditions de durée du séjour, « sauf si l'étranger apporte la preuve contraire ». La demande de renversement de cette présomption est introduite à la commune, mais c'est le ministre ou son délégué qui statue, conformément à l'article 12 du code frontières Schengen, le règlement (UE) 2016/399. L'Agentschap Integratie en Inburgering rappelle sur son site vreemdelingenrecht.be que la présomption ne joue pas lorsque d'autres preuves d'une entrée ou d'un séjour réguliers existent. Une commune ne peut donc pas tenir pour irrégulier, faute de déclaration d'arrivée sous la forme d'une attestation papier, un séjour couvert par un visa valable ou une dispense de visa et enregistré dans le système européen.
Le droit de l'Union impose de la souplesse au stade du dépôt
La nouvelle pratique belge n'est pas sans rappeler l'arrêt Afrin de la Cour de justice de l'Union européenne dont les enseignements sont transposables par analogie. En effet, par son arrêt du 18 avril 2023 (C-1/23 PPU), rendu sur question d'un tribunal bruxellois à propos de la pratique belge en matière d'exigence d'introduction d'une demande de visa en personne via un poste diplomatique à l'étranger, la Cour de justice de l'Union européenne a dit pour droit que l'article 5, paragraphe 1er, de la directive 2003/86/CE du 22 septembre 2003 relative au droit au regroupement familial, lu avec les articles 7 et 24, paragraphes 2 et 3, de la Charte des droits fondamentaux, s'oppose à l'obligation pour les membres de la famille de se rendre personnellement au poste diplomatique pour introduire leur demande, y compris lorsqu'il leur est impossible ou excessivement difficile de s'y rendre. Les États membres doivent faire preuve « de la flexibilité nécessaire pour permettre aux intéressés de pouvoir effectivement introduire leur demande de regroupement familial en temps utile » (point 51). La procédure se déroule par étapes, la comparution peut être exigée à un stade ultérieur et le nombre de comparutions doit être réduit au strict nécessaire (points 58 et 59).
Pour une demande de séjour qui peut s'introduire en séjour régulier en Belgique, son dépôt doit, de la même manière, être possible en temps utile. En effet, les vérifications seront nécessairement faites par la suite. La date du dépôt est non seulement importante pour prouver que la demande de séjour a bien été enregistrée en court séjour régulier, mais cette date compte aussi pour fixer le délai dans lequel l'administration doit prendre sa décision. Pour le regroupement familial avec un ressortissant d'un pays tiers, qui relève de la directive 2003/86, la date du dépôt a une portée précise. Selon les lignes directrices de la Commission du 3 avril 2014 pour l'application de cette directive, COM(2014) 210 final, le délai de neuf mois « court à compter de la date de première présentation de la demande, et non à partir de la date à laquelle l'État membre notifie la réception de la demande ». Ces lignes directrices ne sont pas contraignantes, mais l'article 5, paragraphe 4, de la directive fixe lui-même le délai à « neuf mois après la date du dépôt de la demande ». En droit belge, l'article 12bis, § 3, de la loi fait courir ce délai à partir de l'attestation de réception remise par la commune. Si la commune tarde à la délivrer, le délai belge démarre donc plus tard que celui que décrivent la Commission et la directive.
Le Médiateur fédéral a constaté l'absence de base légale
Dans ses recommandations 2025/09 à 2025/14 de novembre 2025 sur l'obligation de se présenter en personne pour demander un visa, le Médiateur fédéral constate que cette exigence « est fermement établie dans la pratique administrative du SPF Affaires étrangères et de l'Office des étrangers (OE) mais elle n'a pas de base légale ». Il relève que, dans certains postes diplomatiques, il faut attendre plusieurs mois pour obtenir un rendez-vous. Il demande à l'Office des étrangers et au SPF Affaires étrangères d'étudier les alternatives à l'introduction en personne, et au Parlement d'élaborer sans tarder un cadre juridique pour l'introduction à distance des demandes de visa de regroupement familial. Myria, dans un avis du 1er août 2025, juge qu'« un assouplissement des modalités d'introduction de la demande de visa pour regroupement familial s'impose de manière urgente ».
Ces constats visent les postes diplomatiques. Leur logique vaut aussi au guichet communal. L'article 12bis, §§ 3 et 4, de la loi prévoit que l'étranger se présente à la commune pour introduire sa demande, mais il ne mentionne pas la déclaration d'arrivée. Or, l'exiger au préalable impose souvent plusieurs rendez-vous successifs, parfois difficiles à obtenir dans certaines communes : un pour signaler qu'on demande une déclaration d'arrivée, un autre pour recevoir la réponse de l'Office des étrangers qui donne instruction à la commune de la délivrer, et, souvent après un troisième rendez-vous, un dernier pour enfin introduire la demande de séjour. Cette succession de démarches repose sur un document dont la production n'est pas une condition d'enregistrement de la demande. Elle retarde inutilement un contrôle que l'Office des étrangers effectue de toute façon.
La pratique conforme
L'article 12bis de la loi permet, dans les cas qu'il énumère, d'introduire en Belgique une demande fondée sur l'article 10. Pendant un court séjour, cela vise notamment l'étranger qui a conclu en Belgique, sous un visa délivré à cette fin, le mariage ou le partenariat qui fonde sa demande, certains membres de la famille autorisés au séjour pour trois mois au maximum, et l'étranger que des circonstances exceptionnelles empêchent de retourner demander son visa. L'étranger qui remplit les conditions pour recouvrer la nationalité belge, visé à l'article 10, § 1er, alinéa 1er, 2°, peut utiliser cette voie s'il est déjà admis au séjour de plus de trois mois ou s'il invoque de telles circonstances. Selon le cas, la commune délivre une attestation de réception ou s'assure de la recevabilité de la demande auprès de l'Office des étrangers. Aucune de ces dispositions ne fait de la déclaration d'arrivée papier une condition du dépôt.
Il est vrai que, dans les cas visés au § 3, la commune délivre l'attestation de réception « au vu des documents requis pour son entrée et son séjour ». Une commune pourrait y voir un fondement pour exiger d'abord une déclaration d'arrivée. Cette lecture n'est pas la seule possible. Le texte vise les documents qui établissent l'entrée et le séjour de l'étranger. Il ne désigne pas la déclaration d'arrivée, qui n'est qu'un moyen de preuve parmi d'autres : un visa valable, la preuve d'une dispense de visa et d'une entrée régulière ou l'enregistrement dans le système d'entrée/de sortie établissent aussi la régularité du séjour. La loi confie en outre la décision sur la recevabilité au ministre ou à son délégué (article 12bis, § 3, alinéa 2) et impose à la commune de lui transmettre la demande sans délai (§ 3, alinéa 1er). Il en va de même au § 4 (circonstances exceptionnelles, certains membres de la famille) : la commune s'assure de la recevabilité auprès de l'Office des étrangers, qui apprécie lui-même ces conditions, en ce compris les circonstances exceptionnelles. Le législateur ne demande donc pas à la commune d'apprécier elle-même les conditions de fond ni la recevabilité, ce qui renforce la lecture proposée ci-après.
Nous suggérons dès lors une interprétation pragmatique. L'étranger présente à la commune les documents dont il dispose pour prouver son séjour régulier, et la commune les prend tous en considération, sans exiger un document déterminé. Si ces documents établissent, à première vue, un séjour régulier, la commune enregistre la demande et la transmet sans délai à l'Office des étrangers. Celui-ci examine ensuite de manière approfondie la régularité du séjour et la recevabilité de la demande. Cette lecture n'ajoute aucune démarche préalable. Elle évite que chaque rendez-vous ou vérification supplémentaire n'entame les nonante jours du court séjour, au risque de priver l'étranger de la possibilité d'introduire sa demande dans le délai.
L'Agentschap Integratie en Inburgering, conseille de demander à la commune une preuve du dépôt dans les délais, ou d'envoyer sa demande d'autorisation de séjour par recommandé (éventuellement même avec accusé de réception), lorsque l'attestation ne peut pas être délivrée à temps. Elle estime qu'en l'absence de doute sur la régularité du court séjour, l'intéressé est en droit de déposer sa demande le jour où il se présente à la commune.
Altea considère également que la commune doit acter la demande, procéder au contrôle de résidence et transmettre le dossier à l'Office des étrangers, à qui il revient de vérifier si la demande a été introduite pendant un séjour régulier. Le dépôt par recommandé doit être accepté lorsque le rendez-vous communal ne peut pas avoir lieu avant la fin du court séjour. Exiger une déclaration d'arrivée préalable ajoute à la loi une condition qu'elle ne contient pas et fait perdre un droit pour une raison d'organisation administrative.
Céline Verbrouck
Avocate au barreau de Bruxelles
Spécialisée en droit de l’immigration, de la nationalité et du droit international de la famille
www.altea.be
+32 2 894 45 70