Cette contribution des avocats d’Altea aborde les conséquences du Covid-19 sur la légalisation des documents étrangers et les services « étrangers » des administrations communales.
Légalisation des documents étrangers
Le service de légalisation des ambassades et postes consulaires belges est également dans la plupart des cas interrompu pour le moment.
Il existe cependant des solutions qui permettent aux personnes devant produire un document étranger devant une administration belge de ne pas se retrouver bloquées.
La légalisation d’un document étranger ne doit être faite à l’étranger que si le document a été dressé à l’étranger. Si par contre, le document est délivré par une ambassade étrangère en Belgique, il peut être légalisé à Bruxelles par le service Légalisation du SPF Affaires étrangères. Ce service continue à fonctionner en ce moment, mais uniquement par rendez-vous à réserver sur leur site.
Par ailleurs, les documents étrangers provenant de certains pays sont dispensés de légalisation par l’ambassade belge, et doivent uniquement être munis d’une apostille dressée par l’autorité compétente dans le pays d’origine. Un outil en ligne indique, en fonction du pays de délivrance, si le document doit être muni d’une apostille ou d’une légalisation pour utilisation en Belgique. (Notons également qu’en raison des accords conclus entre certains pays, notamment au sein de l’Union européenne, certains documents étrangers sont totalement dispensés, tant de légalisation que d’apostille et ne sont donc pas concernés par les difficultés ici évoquées).
Traitement des dossiers étrangers par les administrations communales
L’Office des étrangers a énoncé différentes recommandations aux communes concernant le traitement des dossiers des étrangers résidant dans leur commune. Ces recommandations ne sont pas publiques.
La plupart des communes travaillent actuellement uniquement sur rendez-vous et les citoyens ne sont invités à se présenter en personne aux communes que pour les services urgents.
Dans la plupart des communes, il est demandé aux personnes d’introduire leur déclaration d’arrivée, demande de séjour, de renouvellement de séjour ou de changement de statut par courriel, en produisant les documents requis en annexe. Les délais habituels de renouvellement des titres de séjour restent en principe applicables.
Après avoir été brièvement interrompue, la délivrance et la prolongation des cartes de séjour et des attestations d’immatriculation semble désormais avoir repris dans de nombreuses communes.
Lorsque la délivrance ou la commande d’une carte de séjour n’est pas encore possible, elle est remplacée par la délivrance d’une annexe 15 ou annexe 49, qui est un document couvrant provisoirement le séjour dans l’attente de la délivrance de la carte de séjour.
Les annexes sont pour le moment souvent envoyées par la commune par voie électronique ou par courrier. Il est important de solliciter la délivrance de ce document au cas où la commune ne le ferait pas automatiquement. Cela évitera en effet les éventuelles « interruptions » de séjour qui, même lorsqu’elles sont purement administratives, peuvent poser des difficultés notamment pour l’obtention ultérieure d’un séjour permanent ou d’une demande de nationalité belge.
La communication d’extraits et de certificats se fait, autant que possible, par la voie électronique (mail ou eguichet) ou par courrier.
Céline Verbrouck et Camille Van Hamme
Avocates Altea
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